Ogni anno prestate migliaia di opere per mostre. Il MiBACT stabilisce le regole per i prestiti

Nel 2018, si sono mosse ben 9.600 opere che appartengono allo Stato italiano, movimentate per mostre temporanee in Italia e all’estero (655 in t utto), mentre per i primi otto mesi del 2019 siamo già a 4.200 opere per 333 mostre. Per ordinare questo cospicuo flusso di opere che si muovono in ogni direzione, il Ministero dei Beni e delle Attività Culturali e del Turismo ha emanato una circolare, firmata dal direttore generale Archeologia, Belle Arti e Paesaggio Federica Galloni, che contiene chiarimenti sui prestiti di opere per mostre, anche sulla scorta del recente riassetto dello stesso MiBACT deciso quest’estate con la riforma Bonisoli. La riforma, in particolare, ha fatto sì che le decisioni sulle autorizzazioni al prestito per mostre tornassero esclusiva competenza della Direzione generale Archeologia, Belle Arti e Paesaggio (con la riforma Franceschini, al contrario, veniva istituita una delega parziale concessa alle soprintendenze, che dunque potevano procedere a rilasciare in autonomia le autorizzazioni: la delega non sussisteva solo in casi di particolare delicatezza, per i quali la decisione spettava comunque alla Direzione generale).

La riforma ha quindi fornito l’occasione per un riesame delle procedure, anche per il fatto che dalle indagini del MiBACT, oltre ai grandi numeri del fenomeno (si parla, come s’è visto, di migliaia di opere), sono emerse criticità derivate dallo scarso rispetto delle tempistiche e dei requisiti di valutazione richiesti dalla legge, e inoltre sono state rilevate sovrapposizioni e confusioni di procedimenti simili. La circolare interviene così per fare ordine in materia.

Intanto, la circolare stabilisce che le autorizzazioni vengono nuovamente delegate ai soprintendenti: la delega tuttavia riguarda unicamente le autorizzazioni per prestiti a mostre che si svolgano in Italia, e per opere che non costituiscano casi di particolare delicatezza e rilevanza. Questi ultimi sono individuati secondo le dimensioni, i materiali costitutivi, la tecnica, lo stato conservativo: nei casi in cui tutto ciò richieda particolari cautele per ciò che riguarda conservazione, manipolazione e trasporto, la decisione spetta alla Direzione generale. In particolare, quest’ultima non delega ai soprintendenti le decisioni che riguardano tavole superiori ai 150 cm in una delle due dimensioni, tele superiori ai 300 cm in una delle due dimensioni, sculture in pietra, metallo o ceramica superiori a 100 cm in una delle due dimensioni, sculture in gesso di qualunque dimensione, sculture di qualsiasi materiale che pesino più di 100 kg, opere di difficile movimentazione in rapporto al peso, affreschi, dipinti murari o mosaici staccati superiori ai 150 cm, oggetti di materiali fragili (per esempio opere di cera, carta, pergamena, tessuti, piume, oreficeria, installazioni o opere ambientali), e ancora opere frammentarie o ricostituite a seguito di eventi calamitosi.

La circolare esclude la delega ai soprintendenti anche in caso di beni che appartengono al nucleo principale di un museo o collezione o costituiscono elemento caratterizzante di un contesto architettonico o monumentale, e ancora opere iconiche in rapporto alla percezione e aspettative del pubblico, beni ai quali è attribuito un particolare valore simbolico o identitario da parte di una comunità o di una collettività, insiemi di beni che provengono dagli stessi contesti, beni che si prestano nell’ambito di accordi stipulati con istituzioni estere, beni movimentati più di due volte nell’arco degli ultimi tre anni. Infine, spetta alla Direzione generale anche la decisione sui prestiti di particolare difficoltà, per i quali le soprintendenze ritengano opportuno richiedere il preventivo parere della Direzione.

La circolare stabilisce inoltre i criteri e le istruzioni per lo svolgimento delle istruttorie e il rilascio delle autorizzazioni delegate, rimandando alle Linee guida per il rilascio delle autorizzazioni al prestito delle opere d’arte contenute nel Decreto Ministeriale del 29 gennaio 2008. Si ricorda in particolare che tra le ragioni per prestare sono comprese la possibilità di “contribuire a una mostra importante o a un progetto educativo interessante o che coinvolga nuovi pubblici; approfondire la conoscenza di un’opera o cogliere l’occasione per restaurarla; riunire temporaneamente oggetti che il tempo ha separato; mostrare opere solitamente conservate nei depositi e pertanto difficilmente fruibili; conoscere nuove culture; ricambiare i prestiti di altri musei”. Invece, tra le ragioni per non prestare, “oltre ovviamente a quelle connesse ai rischi dal punto di vista della sicurezza e conservazione fisica del bene, si annoverano quelle legate alla circostanza che l’argomento della mostra sia troppo limitato o commerciale per giustificare la movimentazione del bene richiesto; che il progetto scientifico sia confuso o non in grado di dimostrare chiaramente la necessità di includere un determinato bene nella mostra; che il valore aggiunto nel prestare l’oggetto non sia rilevante”.

Gli elementi base per decidere un prestito rimangono comunque sostanzialmente due: le condizioni conservative dell’opera e l’opportunità dell’allontanamento dall’ubicazione attuale (il primo dei due riveste importanza primaria e dirimente ai fini della decisione). Il MiBACT raccomanda inoltre di prestare particolare attenzione all’esame del progetto scientifico delle mostre. Le linee guida stabiliscono che “le ragioni prevalenti devono essere sempre la necessità sul fronte della ricerca, la scientificità del progetto, l’opportunità culturale dell’iniziativa” e che “il prestito di un’opera d’arte deve essere subordinato all’accertamento della coerenza e della qualità culturale della manifestazione per la quale il prestito è richiesto, giustificando la rinuncia temporanea all’opera stessa in nome di un avanzamento culturale”. Un progetto scientifico, specifica ancora la circolare, “non può prescindere dalla chiara indicazione del curatore/i, dei componenti del comitato scientifico e del comitato organizzatore della mostra, dall’elenco completo delle opere con esplicitazione dei prestatori, da un’informativa circa la presenza o meno del catalogo”.

Infine, l’ultimo punto riguarda le istruzioni procedurali e operative per il rilascio delle autorizzazioni, dato che, si legge nel testo della circolare, “la movimentazione dei beni culturali per mostre ed esposizioni costituisce un’attività assai critica dal punto di vista della conservazione dei beni”. Pertanto, sia che le soprintendeze autorizzino direttamente, sia che invece operino predisponendo l’istruttoria per l’emanazione del provvedimento finale da parte della Direzione generale, le stesse soprintendenze sono tenute a osservare una serie di punti. Intanto, devono comunicare alla Direzione il referente per le mostre (e questo dieci giorni entro l’emanazione della circolare). Regole stringenti anche sulle tempistiche: le autorizzazioni al prestito devono essere presentate al MiBACT almeno quattro mesi prima dell’inizio della mostra, con indicazione del responsabile della custodia. Le soprintendenze dovranno poi inoltrare alla Direzione generale l’istanza di prestito entro e non oltre dieci giorni dalla sua ricezione, il tutto con relative indicazioni: “data di ricevimento dell’istanza e qualifica del soggetto che l’ha presentata; titolo (anche se provvisorio)della mostra; periodo di effettuazione, con indicazione del giorno previsto per l’inaugurazione; luogo e sede, o sedi successive nel caso di mostre itineranti; elenco completo, anche provvisorio, delle opere che si intendano esporre; lista delle opere richieste in prestito; progetto scientifico con indicazione dei nominativi del curatore/i e del comitato scientificoe di quello organizzatore; scheda di prestito (loan form) debitamente compilata e sottoscritta dal soggetto proprietario-prestatore; indicazione del nominativo e dei recapiti del responsabile della custodia delle opere in mostra e del responsabile della custodia delle opere prestate all’estero; segnalazione [alla] Direzione generale di eventuale necessità di parere consultivo dei competenti comitati tecnico-scientifici; indicazione del nominativo e dei recapiti con numeri di telefono e indirizzi email del funzionario o dei funzionari responsabili dell’istruttoria; indicazione dei nominativi e recapiti con numeri di telefono e indirizzi email dei referenti dei soggetti proprietari-prestatori e degli organizzatori”.

Il fascicolo istruttorio deve essere costantemente aggiornato, e in più, entro il termine massimo di sessanta giorni, occorre presentare la dichiarazione sullo stato giuridico del bene, sulla legittimità della provenienza e del possesso con particolare riguardo ai beni archeologici; la copia del provvedimento di dichiarazione dell’interesse culturale in caso di opera di proprietà privata; la garanzia di restituzione a fine della manifestazione emessa dal soggetto ospitante / organizzatoreper le mostre che si tengono all’estero; in caso di prestito all’estero, la nota sottoscritta dall’omologo ministero dello Stato ospitante che attestil’immunità giurisdizionale goduta dallo Stato italiano; per richieste con numero superiore a sette pezzi, un elenco excel delle opere oggetto dell’istanza, con relative foto; la scheda conservativa di prestito; i nominativi delle ditte specializzate per la logistica (manipolazione, prelievo, movimentazione, imballaggio, trasporto, allestimento e viceversa); i nominativi delle compagnie assicurative. Infine, entro e non oltre venti giorni dall’inaugurazione della mostra, e in ogni caso prima della movimentazione dei pezzi, la Direzione generale deve acquisire tutta la documentazione necessaria, in particolare quella che viene perfezionata a ridosso della date di partenza dei beni (devono dunque essere documentate tutte le modifiche al progetto, inoltre vanno fornite le relazioni dei trasportatori, i certificati assicurativi, le relazioni dei restauratori in caso di interventi richiesti per lo spostamento, l’esplicitazione degli uffici esportazione e delle dogane da cui occorre transitare, le date di partenza e allestimento delle opere, le indicazioni dei punti di raccolta, giacenza e transito, le ricevute e quietanze di avvenuto pagamento del premio assicurativo, il cronoprogramma).

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